KI-Schulungspflicht nach Art. 4 EU AI Act: Was Unternehmen jetzt tun und nachweisen sollten

Ja, es gibt eine KI-Schulungspflicht: Nach Art. 4 der KI-Verordnung (EU AI Act) müssen alle Unternehmen, die KI-Systeme anbieten oder beruflich nutzen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden ergreifen. Das gilt seit dem 2. Februar 2025 und auch dann, wenn dein Team „nur“ ChatGPT oder Copilot verwendet. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben, aber du solltest dokumentieren können, was du getan hast.

Dieser Beitrag erklärt, was Art. 4 genau verlangt, was sich durch den „Digital Omnibus“ im Sommer 2026 geändert hat, wie hoch das Risiko realistisch ist und wie du die Pflicht mit wenig Aufwand sauber erfüllst. Stand: Oktober 2026. Der Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was verlangt Art. 4 der KI-Verordnung?

Die KI-Verordnung ist die Verordnung (EU) 2024/1689. Sie ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und gilt seitdem schrittweise. Art. 4 trägt die Überschrift „KI-Kompetenz“ und gehört zu den ersten Regeln, die anwendbar wurden.

In der ursprünglichen Fassung hieß es sinngemäß: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Dabei sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und der Einsatzkontext zu berücksichtigen, ebenso die Menschen, bei denen die KI eingesetzt wird.

Was mit KI-Kompetenz gemeint ist, definiert Art. 3 Nr. 56 der Verordnung: die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu sein. Es geht also nicht um Programmierkenntnisse, sondern um einen sicheren, kritischen Umgang mit den Tools im Arbeitsalltag.

Was hat der Digital Omnibus geändert?

Im November 2025 hat die EU-Kommission den „Digital Omnibus on AI“ vorgeschlagen, ein Paket zur Vereinfachung der KI-Verordnung. Er wurde im Sommer 2026 als Verordnung (EU) 2026/1744 beschlossen und ist Ende Juli 2026 in Kraft getreten (EUR-Lex). Für Art. 4 bedeutet das laut den Fragen und Antworten der EU-Kommission zur KI-Kompetenz:

• Die Pflicht bleibt bestehen. Anbieter und Betreiber müssen weiterhin Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals ergreifen.
• Kein festes Niveau mehr. Ein bestimmtes oder „ausreichendes“ Kompetenzniveau wird nicht mehr vorgeschrieben. Die Maßnahmen sollen die Entwicklung von KI-Kompetenz fördern, passend zu Wissen, Erfahrung und Einsatzkontext.
• Mehr Unterstützung von oben. Kommission und Mitgliedstaaten sollen Unternehmen mit Praxisbeispielen und Empfehlungen helfen.
• Hochrisiko bleibt streng. Wer Hochrisiko-KI betreibt, muss das Personal für die menschliche Aufsicht weiterhin gezielt schulen.

Der ursprüngliche Vorschlag der Kommission hätte die Pflicht weitgehend auf Kommission und Mitgliedstaaten verlagert. So weit ging die finale Fassung nicht. Manche Ratgeber im Netz sind auf dem Stand des Vorschlags und schreiben, die Schulungspflicht sei „abgeschafft“. Das stimmt nach dem, was die Kommission selbst veröffentlicht, nicht.

Wen betrifft die KI-Schulungspflicht?

Art. 4 richtet sich an zwei Gruppen:

• Anbieter entwickeln ein KI-System oder bringen es unter eigenem Namen auf den Markt.
• Betreiber nutzen ein KI-System in eigener Verantwortung, und zwar beruflich. Nur rein private Nutzung ist ausgenommen.

Die meisten Unternehmen im Mittelstand sind Betreiber. Es reicht, dass Mitarbeitende ChatGPT für Texte nutzen, Microsoft 365 Copilot im Büroalltag einsetzen oder ein KI-Chatbot Kundenanfragen beantwortet. Die EU-Kommission nennt in ihren FAQ ausdrücklich das Beispiel von Beschäftigten, die mit ChatGPT Werbetexte schreiben oder übersetzen. Auch sie sollen etwa über das Risiko erfundener Inhalte („Halluzinationen“) Bescheid wissen.

Wichtig: Es geht nicht nur um Festangestellte. Erfasst sind auch Personen, die im Auftrag deines Unternehmens mit KI arbeiten, zum Beispiel Freelancer oder Dienstleister. Die Pflicht hängt außerdem nicht an einer Risikoklasse. Sie gilt also auch dann, wenn du keine Hochrisiko-KI einsetzt.

Seit wann gilt die Pflicht und wer kontrolliert sie?

Datum	Was gilt
1. August 2024	KI-Verordnung tritt in Kraft
2. Februar 2025	Art. 4 (KI-Kompetenz) und die Verbote nach Art. 5 gelten
Ende Juli 2026	Digital Omnibus tritt in Kraft, Art. 4 wird neu gefasst
2. August 2026	Nationale Marktüberwachungsbehörden überwachen und setzen durch, Transparenzpflichten nach Art. 50 gelten
2. Dezember 2027	Pflichten für Hochrisiko-KI nach Anhang III (z. B. Personalwesen, Bildung)
2. August 2028	Pflichten für Hochrisiko-KI in regulierten Produkten nach Anhang I

Die Termine für Hochrisiko-KI hat der Omnibus nach hinten verschoben. Die aktuelle Übersicht findest du auf der Seite der EU-Kommission zur KI-Verordnung.

In Deutschland ist seit dem 29. Juli 2026 das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) in Kraft. Es macht die Bundesnetzagentur zur zentralen Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung, soweit keine Fachaufsicht wie die BaFin zuständig ist. Die Bundesnetzagentur betreibt außerdem einen KI-Service-Desk mit Informationen gerade für kleine und mittlere Unternehmen.

Sanktionen und Haftung: realistisch eingeordnet

Viele Anbieter von Schulungen werben mit Bußgeldern in Millionenhöhe. Für Art. 4 ist das so nicht richtig:

• Kein eigenes Bußgeld in der KI-Verordnung. Der Bußgeldkatalog in Art. 99 nennt Art. 4 nicht.
• Kein eigenes Bußgeld im deutschen Gesetz. Die Bußgeldvorschriften in § 15 des KI-MIG führen Art. 4 nach der veröffentlichten Fassung ebenfalls nicht auf.
• Aufsicht kann trotzdem tätig werden. Laut EU-Kommission können die Behörden nach nationalem Recht Maßnahmen ergreifen. Eine Sanktion wird umso wahrscheinlicher, wenn ein Vorfall zeigt, dass Schulung oder Anleitung gefehlt haben.

Das eigentliche Risiko liegt woanders. Wenn Mitarbeitende ohne Grundwissen Kundendaten in ein privates KI-Konto kopieren, ist das ein Datenschutzproblem mit Bußgeldern nach der DSGVO. Wenn jemand eine erfundene Rechtsauskunft oder ein fremdes Bild ungeprüft veröffentlicht, drohen Haftung und Abmahnungen. In solchen Fällen wird die Frage, ob das Unternehmen seine Leute ausreichend angeleitet hat, schnell relevant. Mehr zu diesen Risiken liest du in unseren Beiträgen zu KI und DSGVO und KI und Urheberrecht.

Kurz gesagt: Die KI-Schulungspflicht ist keine Bußgeldfalle, aber eine Sorgfaltspflicht. Wer sie dokumentiert erfüllt, steht im Ernstfall deutlich besser da.

Was heißt „ausreichend“ in der Praxis?

Das Wort „ausreichend“ ist mit dem Omnibus aus dem Gesetzestext verschwunden. Die Frage dahinter bleibt: Wie viel Schulung ist genug? Eine feste Stundenzahl gibt es nicht. Die EU-Kommission schlägt in ihren FAQ vier Bausteine vor:

1. Grundverständnis: Was ist KI, wie funktioniert sie grob, welche KI nutzt euer Unternehmen, wo liegen Chancen und Gefahren?
2. Eigene Rolle: Ist euer Unternehmen Anbieter oder Betreiber, und was folgt daraus?
3. Risiken der eingesetzten Systeme: Was kann bei euren konkreten Tools schiefgehen, und was muss jeder dagegen tun?
4. Zuschnitt auf Personen und Kontext: Unterschiedliche Rollen brauchen unterschiedliche Tiefe, inklusive rechtlicher und ethischer Fragen.

Die Kommission weist außerdem darauf hin, dass es meist nicht genügt, nur auf die Bedienungsanleitung eines Tools zu verweisen.

Für den Alltag heißt das: Eine Assistenz, die mit ChatGPT E-Mails formuliert, braucht weniger Tiefe als ein Team, das einen KI-Agenten für die Rechnungsprüfung betreut. Die Führung braucht zusätzlich Wissen über Verantwortung, Richtlinien und Freigaben. Gute Schulungen arbeiten deshalb mit den echten Aufgaben der jeweiligen Rolle statt mit Standardfolien.

Typische Inhalte, die in keiner Schulung fehlen sollten:

• Welche Daten in welches Tool dürfen und welche nicht
• Warum KI-Ergebnisse immer geprüft werden müssen (Halluzinationen, veraltetes Wissen, Verzerrungen)
• Urheberrecht und Kennzeichnung von KI-Inhalten
• Interne Regeln: freigegebene Tools, Ansprechpartner, Umgang mit Fehlern
• Praktische Übungen mit den Tools, die tatsächlich genutzt werden

So weist du KI-Kompetenz nach

Die KI-Verordnung schreibt keinen bestimmten Nachweis vor. Die EU-Kommission sagt ausdrücklich: Ein Zertifikat ist nicht nötig, interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen reichen. Diese Checkliste hilft dir, eine saubere Dokumentation aufzubauen:

1. Bestandsaufnahme: Liste alle KI-Tools und KI-Systeme auf, die im Unternehmen genutzt werden, auch die inoffiziellen.
2. Rollen zuordnen: Wer nutzt welches Tool wofür? Gruppiere nach Rollen, zum Beispiel Vertrieb, Buchhaltung, Kundenservice, Führung.
3. Bedarf festlegen: Lege pro Rolle fest, welche Inhalte und welche Tiefe nötig sind.
4. KI-Richtlinie schreiben: Halte fest, welche Tools erlaubt sind, welche Daten tabu sind und wer bei Fragen hilft.
5. Schulen: Führe passende Formate durch, vom kurzen E-Learning bis zum Workshop.
6. Teilnahme dokumentieren: Name, Datum, Format, Inhalte, Trainer. Ein Teilnahmenachweis pro Person ist ideal.
7. Externe einbeziehen: Kläre, wie Freelancer und Dienstleister, die für dich mit KI arbeiten, abgedeckt sind, zum Beispiel per Vertrag.
8. Neue Mitarbeitende einplanen: Mach KI-Kompetenz zum festen Teil des Onboardings.
9. Regelmäßig auffrischen: Neue Tools und neue Funktionen bringen neue Risiken. Plane mindestens eine jährliche Auffrischung ein.
10. Alles an einem Ort ablegen: Richtlinie, Schulungsunterlagen und Nachweise sollten auf Nachfrage schnell auffindbar sein.

Eine KI-Beauftragte oder ein KI-Gremium verlangt Art. 4 übrigens nicht. Eine feste Ansprechperson hilft aber im Alltag sehr.

Schulungsformate im Vergleich

Es gibt nicht das eine richtige Format. Die meisten Unternehmen kombinieren zwei oder drei Bausteine.

	E-Learning	Workshop	Champions-Programm
Geeignet für	Grundwissen für viele Personen	Teams und Abteilungen	Multiplikatoren im Unternehmen
Dauer	30 bis 90 Minuten pro Person	halber oder ganzer Tag	mehrere Termine über einige Wochen
Praxisbezug	gering, meist Standardinhalte	hoch, mit echten Aufgaben	sehr hoch, mit eigenen Use Cases
Nachweis	automatisch per Lernplattform	Teilnahmenachweis	Teilnahmenachweis plus Ergebnisse
Stärke	günstig, skalierbar, gut für Auffrischungen	Fragen werden sofort geklärt, Nutzung steigt spürbar	KI wird dauerhaft im Haus verankert
Schwäche	wird oft nur durchgeklickt	einmaliger Termin, braucht Nachbetreuung	höherer Aufwand für die Champions

Unsere Erfahrung aus Workshops: E-Learning allein erfüllt die Pflicht auf dem Papier, ändert aber selten, wie Menschen arbeiten. Ein Workshop mit den eigenen Aufgaben des Teams sorgt dafür, dass KI danach wirklich genutzt wird, und zwar sicher. Das KI-Champions-Programm lohnt sich, wenn KI in mehreren Abteilungen ankommen soll und es intern Ansprechpartner braucht.

So decken aiworx-Workshops die Schulungspflicht ab

Bei aiworx bieten wir Workshops und Schulungen an, die die KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act abdecken. Wir arbeiten mit den Tools, die dein Team ohnehin nutzt, etwa ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot, und mit Aufgaben aus eurem Alltag. Wer gerade zwischen Copilot und ChatGPT Enterprise entscheidet, findet im Vergleich Copilot vs. ChatGPT Enterprise eine gute Grundlage.

Format	Dauer	Preis (netto zzgl. MwSt.)
Halbtags-Workshop	ca. 4 Stunden	2.750 €
Ganztags-Workshop	ca. 8 Stunden	4.950 €
KI-Champions-Programm	mehrere Wochen	auf Anfrage

Jede teilnehmende Person erhält einen Teilnahmenachweis für eure Dokumentation. Inhalte und Tiefe stimmen wir im kostenlosen Vorgespräch auf eure Rollen und Tools ab, vom Pflichtbaustein fürs ganze Team bis zur Governance-Runde für die Führung.

Oft zeigt sich im Workshop, welche Routinearbeit sich automatisieren ließe. Dann ist der nächste Schritt ein KI-Agent als digitaler Kollege. Wie das funktioniert, liest du auf unserer Seite zur KI-Automatisierung und im Leitfaden KI im Unternehmen.

Häufige Fragen

Gibt es eine gesetzliche KI-Schulungspflicht für Mitarbeitende? Ja. Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen seit dem 2. Februar 2025, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Der Digital Omnibus hat die Formulierung 2026 gelockert, die Pflicht selbst aber nicht abgeschafft.

Gilt die Pflicht auch, wenn wir nur ChatGPT oder Copilot nutzen? Ja. Wer KI-Tools beruflich nutzt, ist Betreiber im Sinne der Verordnung. Die EU-Kommission nennt die Nutzung von ChatGPT für Texte und Übersetzungen ausdrücklich als Beispiel.

Brauchen wir ein Zertifikat als Nachweis? Nein. Laut EU-Kommission reichen interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen. Sinnvoll sind ein Teilnahmenachweis pro Person, die Inhalte der Schulung und eure KI-Richtlinie.

Drohen Bußgelder, wenn wir nicht schulen? Ein eigenes Bußgeld für Art. 4 sehen weder die KI-Verordnung noch das deutsche KI-MIG vor. Die Aufsicht kann aber Maßnahmen ergreifen, und bei Vorfällen spielt fehlende Schulung eine Rolle, etwa bei Datenschutzverstößen oder Haftungsfragen.

Wie oft muss die Schulung wiederholt werden? Die Verordnung nennt keinen Turnus. Weil sich Tools und Risiken schnell ändern, ist eine jährliche Auffrischung sinnvoll, dazu eine Einweisung für alle neuen Mitarbeitenden.

Wer ist in Deutschland für die Kontrolle zuständig? Seit dem KI-MIG ist die Bundesnetzagentur die zentrale Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung. In einzelnen Bereichen, etwa bei Banken, bleiben Fachbehörden wie die BaFin zuständig.

Du willst die Schulungspflicht erfüllen und dein Team gleichzeitig wirklich fit für KI machen? Lass uns in einem kostenlosen Erstgespräch klären, welches Format zu euch passt.