Was kostet KI-Automatisierung? Preise, Kostenbestandteile und Beispielrechnung
Was kostet KI-Automatisierung wirklich? Echte Preise für KI-Agenten, alle Kostenbestandteile, eine ROI-Beispielrechnung und Fördermöglichkeiten in Bayern.
Rechnungsverarbeitung mit KI
Eingangsrechnungen,automatisch verbucht.
Ein KI-Agent liest jede Eingangsrechnung, gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab und schlägt die Kontierung vor. Euer Team gibt nur noch frei, danach landet alles in DATEV oder eurer Buchhaltung. Das funktioniert mit PDF, Scan, XRechnung und ZUGFeRD.
Beispielrechnung
Eine Eingangsrechnung,zweimal bearbeitet.
Die Zeiten sind typische Richtwerte, keine Messung aus einem Kundenprojekt. Im Pilot messen wir eure echten Werte.
Heute, von Hand
- E-Mail öffnen, PDF speichern2 Min
- Rechnungsdaten abtippen5 Min
- Mit Bestellung und Lieferschein abgleichen4 Min
- Freigabe einholen2 Min
- Kontieren, buchen, ablegen2 Min
pro Rechnung15 Min
Mit KI-Agent
- Auslesen, abgleichen, Kontierung vorschlagenautomatisch
- Vorschlag prüfen und freigeben1 Min
pro Rechnung≈ 1 Min
Beispielrechnung: Bei 40 Rechnungen pro Woche sind das rund neun Stunden weniger Abtippen, Suchen und Ablegen.
So funktioniert's
Vom Posteingangbis in die Buchhaltung.
Der Agent übernimmt die Kreditorenrechnung von Anfang bis Ende. Ihr entscheidet, wo ein Mensch freigibt.
1
Eingang
Rechnungen kommen per E-Mail, Upload, Scan oder Lieferantenportal. Der Agent sammelt sie an einer Stelle und erkennt Dubletten.
2
Auslesen
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung werden erfasst. Bei XRechnung und ZUGFeRD direkt aus den strukturierten Daten.
3
Abgleich
Die Rechnung wird mit Bestellung und Lieferschein verglichen. Passen Menge, Preis und Konditionen, geht sie weiter. Abweichungen werden markiert.
4
Kontierungsvorschlag
Aus euren bisherigen Buchungen lernt der Agent Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel und schlägt sie vor.
5
Freigabe
Die zuständige Person sieht Rechnung, Abgleich und Vorschlag auf einen Blick und gibt mit einem Klick frei, zum Beispiel in Teams oder Outlook.
6
Übergabe
Beleg und Buchungsdaten gehen an DATEV, SAP oder eure Buchhaltung. Die Rechnung wird abgelegt, jeder Schritt protokolliert.
E-Rechnung
Bereit für dieE-Rechnungspflicht.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein einfaches PDF zählt nicht dazu.
Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen:
- Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben.
- Bis 31. Dezember 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr.
- Ab 1. Januar 2028 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen E-Rechnungen sein. Ausnahmen gibt es etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Quelle: FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung und BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Für eure konkrete Einordnung ist eure Steuerberatung zuständig.
In der Übergangszeit kommen also PDF, Scan und XML gemischt an. Genau dafür ist der Agent gebaut: Er verarbeitet alle Formate im selben Ablauf und macht XML-Rechnungen für die Freigabe lesbar. Mehr zum Auslesen anderer Belege wie Lieferscheine und Verträge findet ihr unter Dokumentenverarbeitung mit KI.
Im Detail
Was der Agentin der Kreditorenbuchhaltung prüft.
Drei-Wege-Abgleich
Rechnung, Bestellung und Lieferschein werden Position für Position verglichen. Teillieferungen und Gutschriften erkennt der Agent.
Pflichtangaben und Steuer
Fehlt die USt-IdNr., stimmt der Steuersatz nicht oder ist die Rechnung doppelt, geht sie nicht weiter, sondern an euch.
Kontierung, die mitlernt
Vorschläge für Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel beruhen auf euren eigenen Buchungen. Korrekturen fließen in die nächsten Vorschläge ein.
Skonto im Blick
Zahlungsziele und Skontofristen werden erfasst. Rechnungen mit knapper Frist landen oben in der Freigabe.
Freigabe nach euren Regeln
Bis zu einem Betrag, je Kostenstelle oder je Lieferant: Ihr legt fest, wer freigibt und was ohne Klick durchlaufen darf.
Teil eurer Automatisierung
Die Rechnungsverarbeitung ist oft der erste Ablauf. Weitere Abläufe lassen sich auf demselben Fundament ergänzen.
KI-Automatisierung ansehen
Integrationen
Arbeitet mit DATEVund euren Systemen.
Der Agent übergibt Belege und Buchungsdaten an die Programme, die ihr und eure Steuerberatung schon nutzt.
- DATEV
- SAP
- Outlook
- Microsoft Teams
- SharePoint
- Google Drive
- und weitere Systeme mit Schnittstelle
Ablauf & Preise
In wenigen Wochenzur automatischen Rechnungsprüfung.
Schritt 1
30 Min · kostenlosErstgespräch
Wir schauen auf euren Rechnungseingang, die Mengen und eure Buchhaltungssoftware.
Schritt 2
2 bis 4 Wochen · ab 2.500 €Pilot
Wir bauen den Agenten für eure echten Rechnungen und messen, wie viel Zeit er pro Beleg spart.
Schritt 3
laufend · ab 250 € / MonatBetrieb
Der Agent verarbeitet eure Rechnungen im Alltag. Wir überwachen, verbessern und erweitern.
Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Ratgeber
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Häufige Fragen
Was kostet die Rechnungsverarbeitung mit KI?
Ein Pilot für euren Rechnungseingang startet ab 2.500 €, der laufende Betrieb ab 250 € im Monat. Den genauen Preis nennen wir nach dem Erstgespräch, wenn wir Mengen und Systeme kennen. Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Funktioniert das mit DATEV?
Ja. Der Agent übergibt Belege und Buchungsvorschläge an DATEV, sodass eure Steuerberatung wie gewohnt weiterarbeiten kann. Ebenso an SAP und andere Buchhaltungssysteme mit Schnittstelle.
Kann der Agent XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten?
Ja. Bei E-Rechnungen übernimmt er die strukturierten Daten direkt und erzeugt für die Freigabe eine lesbare Ansicht. PDF- und Papierrechnungen liest er mit KI aus. Alle Formate laufen durch denselben Ablauf.
Was passiert, wenn der Agent sich verliest oder die Rechnung nicht passt?
Unsichere Felder und Abweichungen zur Bestellung werden markiert und landen mit allen Belegen bei eurem Team. Gebucht wird nur, was die Prüfregeln besteht oder ein Mensch freigegeben hat. Jeder Schritt wird protokolliert.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Wir setzen DSGVO-konform um und legen gemeinsam fest, welche Daten der Agent sehen darf und wo sie verarbeitet werden. Mehr dazu im Beitrag KI und Datenschutz.
Ab wie vielen Rechnungen lohnt sich das?
Das hängt vom Aufwand pro Beleg ab. Als Beispielrechnung: Bei 40 Rechnungen pro Woche und 15 Minuten Handarbeit pro Rechnung sind rund neun Stunden pro Woche drin. Im Erstgespräch rechnen wir das mit euren Zahlen durch.
