AutomatisierungVon Johanna Neuron
Was kostet KI-Automatisierung? Preise, Kostenbestandteile und Beispielrechnung
Eine KI-Automatisierung für einen einzelnen Ablauf kostet bei aiworx ab 2.500 € für den Pilot und ab 250 € im Monat für den laufenden Betrieb, jeweils netto. Dazu kommen Modellkosten für die KI und etwas interne Zeit für Abstimmung und Tests. Ob sich das lohnt, entscheidet nicht der Preis allein, sondern wie viel Routinearbeit der KI-Agent dir abnimmt. Dieser Beitrag zeigt alle Kostenbestandteile, typische Preisrahmen und eine Beispielrechnung zum Nachrechnen.
Die vier Kostenbestandteile eines KI-Projekts
Wer nach den Kosten für einen KI-Agenten fragt, bekommt oft nur eine Zahl genannt. In Wirklichkeit setzt sich der Preis aus vier Teilen zusammen. Wenn du Angebote vergleichst, solltest du alle vier sehen.
- Einrichtung: Ablauf verstehen, KI-Agenten bauen, an deine Programme anbinden, mit echten Daten testen. Das ist der größte Einmalposten.
- Betrieb: Hosting, Überwachung, Fehlerbehebung und kleine Anpassungen, wenn sich etwas ändert. Ein KI-Agent ist keine Software, die man einmal installiert und vergisst.
- Modell- und API-Kosten: Die KI-Modelle werden meist nach verarbeiteter Textmenge (Tokens) abgerechnet. Dazu können Gebühren für Schnittstellen deiner bestehenden Programme kommen.
- Interne Zeit: Jemand aus deinem Team, der den Ablauf kennt, Fragen beantwortet, Testfälle liefert und am Anfang Ergebnisse prüft.
Was kostet ein KI-Agent bei aiworx?
Unsere Preise stehen offen auf der Seite zur KI-Automatisierung. Alle Preise sind netto zzgl. MwSt.
| Schritt | Dauer | Preis |
|---|---|---|
| Erstgespräch | 30 Minuten | kostenlos |
| Pilot für einen Ablauf | 2 bis 4 Wochen | ab 2.500 € |
| Betrieb | laufend | ab 250 € / Monat |
Im Pilot bauen wir den ersten Agenten für einen echten Ablauf und messen, wie viel Zeit er spart. Danach läuft er im Alltag, wir überwachen ihn, verbessern ihn und nehmen bei Bedarf weitere Abläufe dazu. Den genauen Preis nennen wir nach dem Erstgespräch, wenn wir den Ablauf kennen.
Für eigene Tools, Portale oder Apps mit KI gibt es keinen Pauschalpreis. Bei individueller Software nennen wir den Preis nach dem Erstgespräch und einem kurzen Konzept. Wenn dein Team erst einmal sicher mit KI arbeiten soll, sind Workshops der Einstieg: Halbtag (ca. 4 Stunden) 2.750 €, Ganztag (ca. 8 Stunden) 4.950 €.
Preisrahmen nach Projektgröße
Die folgende Tabelle ist eine grobe Orientierung, kein Angebot. Die erste Zeile enthält unsere festen Einstiegspreise. Die übrigen Zeilen beschreiben, wovon der Preis abhängt, weil er dort stark vom Einzelfall bestimmt wird.
| Projektgröße | Beispiel | Einmalig | Laufend |
|---|---|---|---|
| Ein Ablauf, wenige Systeme | Eingangsrechnungen lesen, prüfen und in DATEV vorbereiten | ab 2.500 € (Pilot) | ab 250 € / Monat |
| Mehrere Abläufe | Rechnungen, E-Mail-Postfach und Angebote im selben Unternehmen | je weiterer Ablauf ein eigener Ausbauschritt, Preis nach Erstgespräch | steigt mit Zahl der Agenten und Datenmenge |
| Eigene Software mit KI | Kundenportal oder internes Tool mit KI-Funktionen | nach Konzept | nach Umfang von Hosting und Wartung |
| Team befähigen | KI-Workshop für eine Abteilung | 2.750 € (Halbtag) oder 4.950 € (Ganztag) | keine |
Was den Preis nach oben treibt, sind fast immer dieselben Dinge: viele verschiedene Dokumentarten, alte Programme ohne Schnittstelle, unsaubere Stammdaten und Abläufe, die von Abteilung zu Abteilung anders laufen. Was ihn niedrig hält: ein klar abgegrenzter Ablauf, gängige Programme wie Outlook, SharePoint oder DATEV und ein Ansprechpartner, der den Prozess wirklich kennt.
Beispielrechnung: Lohnt sich ein KI-Agent?
Nehmen wir das Beispiel von unserer Seite zur Automatisierung. Eine Eingangsrechnung von Hand zu bearbeiten dauert rund 15 Minuten: E-Mail öffnen, PDF speichern, Daten abtippen, mit der Bestellung abgleichen, Freigabe einholen, buchen und ablegen. Mit einem KI-Agenten bleibt rund 1 Minute, weil nur noch Abweichungen bei deinem Team landen.
Die folgenden Zahlen sind eine Beispielrechnung mit Annahmen. Setz deine eigenen Werte ein.
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Rechnungen pro Woche | 40 |
| Zeitersparnis pro Rechnung | ca. 14 Minuten |
| Ersparnis pro Woche | rund 9 Stunden |
| Angenommener Stundensatz inkl. Nebenkosten | 45 € |
| Arbeitswochen pro Jahr (Annahme) | 46 |
Daraus ergibt sich:
- Ersparnis pro Woche: 9 Stunden × 45 € = 405 €
- Ersparnis pro Jahr: 405 € × 46 Wochen = 18.630 €
- Kosten im ersten Jahr mit Einstiegspreisen: 2.500 € Pilot + 12 × 250 € Betrieb = 5.500 €, zuzüglich Modellkosten und interner Zeit
Unter diesen Annahmen bleiben im ersten Jahr rund 13.000 € an freier Arbeitszeit, bevor Modellkosten und interne Zeit abgezogen werden. Wichtig: Diese Zeit spart niemand „in bar“ ein. Sie steht deinem Team für andere Aufgaben zur Verfügung. Gerade dort, wo Stellen schwer zu besetzen sind, ist das oft der eigentliche Nutzen.
Wie so ein Agent für Rechnungen im Detail arbeitet, zeigt die Seite zur Rechnungsverarbeitung mit KI.
Selber bauen, Agentur oder fertige Software?
Es gibt drei Wege zu einem KI-Agenten. Keiner ist immer der beste.
| Selber bauen | Agentur / Dienstleister | Fertige SaaS-Lösung | |
|---|---|---|---|
| Startkosten | niedrig in Euro, hoch in eigener Zeit | Einrichtung als Projekt | gering, oft nur Lizenz |
| Laufende Kosten | Modellkosten, eigene Wartung | Betriebsvertrag | Lizenz pro Nutzer oder Vorgang |
| Passt zu deinem Ablauf | so gut wie dein Team es kann | ja, wird auf den Ablauf gebaut | nur, wenn dein Ablauf dem Standard entspricht |
| Know-how nötig | hoch: KI, Schnittstellen, Sicherheit | gering: Ablauf kennen reicht | gering |
| Risiko | Projekt bleibt bei Personalwechsel liegen | Abhängigkeit vom Dienstleister | Abhängigkeit vom Anbieter, wenig Anpassung |
Selber bauen lohnt sich, wenn du eine eigene IT- oder Entwicklungsabteilung hast, die Zeit dafür bekommt. Tools wie Zapier, Make oder Copilot Studio senken die Einstiegshürde. Der Aufwand liegt dann in Fehlerbehandlung, Datenschutz und Pflege.
Fertige Software ist ideal, wenn es für deinen Ablauf ein gutes Standardprodukt gibt. Für Kundenservice haben wir zum Beispiel mit pingo selbst eine fertige Plattform gebaut. Sobald dein Ablauf aber mehrere eigene Programme verbindet oder Entscheidungen nach euren Regeln braucht, stößt Standardsoftware an Grenzen.
Eine Agentur ist sinnvoll, wenn der Ablauf individuell ist und du kein eigenes Team dafür aufbauen willst. Achte darauf, dass Preise und Betrieb klar geregelt sind und du jederzeit siehst, was der Agent tut.
Ob für deinen Ablauf ein KI-Agent oder eine klassische Regel-Automatisierung besser passt, erklären wir im Vergleich KI-Agent vs. RPA.
Versteckte Kosten, die oft vergessen werden
Die meisten Überraschungen in KI-Projekten haben wenig mit der KI selbst zu tun. Frag bei jedem Angebot nach diesen Punkten:
- Datenqualität: Wenn Lieferantenstammdaten doppelt oder veraltet sind, muss jemand aufräumen. Auch das lässt sich mit KI unterstützen, kostet aber Zeit.
- Schnittstellen und Lizenzen: Manche Programme verlangen für den Zugriff per Schnittstelle eine eigene Lizenz oder ein Zusatzmodul.
- Modellkosten bei großen Mengen: Bei wenigen hundert Vorgängen im Monat sind sie meist ein kleiner Posten. Bei sehr vielen oder sehr langen Dokumenten können sie spürbar werden. Klär, ob sie im Monatspreis enthalten sind oder separat abgerechnet werden.
- Änderungen an deinen Programmen: Ein Update im ERP oder ein neues Rechnungsformat kann Anpassungen nötig machen. Kläre, ob das im Betrieb enthalten ist.
- Interne Zeit am Anfang: In den ersten Wochen prüft dein Team mehr Ergebnisse. Das ist gewollt, sollte aber eingeplant sein.
- Schulung: Ein Agent bringt wenig, wenn niemand weiß, wie man Ausnahmen bearbeitet oder Regeln anpasst.
Fördermöglichkeiten: Was es aktuell gibt
Förderprogramme können einen Teil der Kosten übernehmen. Sie ändern sich aber regelmäßig, und die Bedingungen sind streng. Die folgenden Angaben haben wir im Oktober 2026 auf den offiziellen Seiten geprüft. Maßgeblich sind immer die aktuelle Richtlinie und die zuständige Stelle.
Digitalbonus Bayern: Das Programm läuft laut digitalbonus.bayern bis zum 31.12.2027. Antragsberechtigt sind kleine gewerbliche Unternehmen mit Betriebsstätte in Bayern, weniger als 50 Mitarbeitenden und höchstens 10 Millionen Euro Jahresumsatz oder Bilanzsumme. Freie Berufe sind ausgenommen. Gefördert werden unter anderem Digitalisierungsprojekte, ausdrücklich auch mit Künstlicher Intelligenz. Der Digitalbonus Standard gibt bis zu 7.500 €, der Digitalbonus Plus für Vorhaben mit besonderem Innovationsgehalt bis zu 30.000 €, jeweils bis zu 50 % der förderfähigen Ausgaben. Wichtig: Die Maßnahme darf vor dem Antrag nicht begonnen sein, und schon ein erteilter Auftrag gilt als Beginn. Förderfähig sind nur Vorhaben ab 4.000 € förderfähigen Ausgaben.
Förderung von Unternehmensberatungen für KMU (BAFA): Das Bundesprogramm bezuschusst Beratungen zu Fragen der Unternehmensführung. Laut BAFA gilt die Richtlinie für Anträge bis zum 31. Dezember 2026. Die Beratung darf erst nach dem Informationsschreiben des BAFA beginnen, und auch hier zählt schon der Vertragsabschluss als Beginn. Das BAFA prüft außerdem, ob das Beratungsunternehmen die Voraussetzungen der Richtlinie erfüllt. Gefördert wird Beratung, nicht der Bau einer Software.
Andere Bundesländer haben eigene Programme. Am schnellsten erfährst du über deine IHK oder Handwerkskammer, was für dich infrage kommt. Kläre die Förderung immer vor der Beauftragung.
So hältst du die Kosten im Griff
- Mit einem Ablauf starten: Nimm den Ablauf, der am häufigsten vorkommt und am klarsten geregelt ist. Rechnungen, E-Mail-Postfächer und Angebote sind typische Kandidaten.
- Vorher messen: Notier, wie lange der Ablauf heute dauert und wie oft er vorkommt. Ohne diese Zahl kannst du den Nutzen später nicht belegen.
- Pilot mit echten Daten: Ein Pilot über zwei bis vier Wochen zeigt, was der Agent im Alltag schafft, bevor du mehr investierst.
- Freigaben festlegen: Bestimme, was der Agent allein darf und wo ein Mensch freigibt. Das senkt das Risiko und macht Ergebnisse nachvollziehbar.
- Schrittweise ausbauen: Wenn der erste Agent läuft, kommt der nächste Ablauf dazu. So wächst das Projekt mit dem nachgewiesenen Nutzen.
Einen Überblick, wo du mit KI im Unternehmen anfangen kannst, gibt unser Leitfaden KI im Unternehmen.
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Agent im Monat? Bei aiworx startet der laufende Betrieb ab 250 € im Monat netto. Dazu kommen je nach Vereinbarung Modellkosten, die von der Menge der verarbeiteten Daten abhängen.
Wann erfahre ich den genauen Preis? Nach dem kostenlosen Erstgespräch, sobald wir den Ablauf kennen. Der Einstieg liegt bei 2.500 € netto für den Pilot eines Ablaufs.
Wie schnell hat sich ein KI-Agent bezahlt gemacht? Das hängt davon ab, wie oft der Ablauf vorkommt und wie viel Zeit er heute kostet. In unserer Beispielrechnung mit 40 Rechnungen pro Woche übersteigt die gesparte Arbeitszeit die Kosten des ersten Jahres deutlich. Bei seltenen Abläufen kann es länger dauern.
Ist Microsoft Copilot nicht günstiger als ein eigener KI-Agent? Copilot unterstützt einzelne Personen bei ihrer Arbeit, zum Beispiel beim Schreiben oder Zusammenfassen. Ein KI-Agent übernimmt einen ganzen Ablauf von Anfang bis Ende. Beides ergänzt sich. Den Vergleich der Assistenten findest du in Copilot vs. ChatGPT Enterprise.
Kann ich KI-Automatisierung fördern lassen? In Bayern kommt für kleine Unternehmen der Digitalbonus infrage, bundesweit die BAFA-Beratungsförderung für Anträge bis Ende 2026. Prüf die Bedingungen vor der Beauftragung, weil ein schon erteilter Auftrag die Förderung ausschließen kann.
Was passiert, wenn sich unser Ablauf ändert? Im Betrieb überwachen und verbessern wir den Agenten laufend. Was bei größeren Umstellungen wie einem neuen ERP gilt, solltest du bei jedem Anbieter vorab klären.
Du willst wissen, was die Automatisierung deines Ablaufs kosten würde? Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns den Ablauf an und nennen dir eine realistische Einschätzung.
