Was kostet KI-Automatisierung? Preise, Kostenbestandteile und Beispielrechnung
Was kostet KI-Automatisierung wirklich? Echte Preise für KI-Agenten, alle Kostenbestandteile, eine ROI-Beispielrechnung und Fördermöglichkeiten in Bayern.
E-Mail-Automatisierung mit KI
Das Postfach sortiert sich.Die Antwort steht schon da.
Ein KI-Agent liest eingehende E-Mails, erkennt das Anliegen und holt die nötigen Infos aus ERP, CRM oder Shop. Er schreibt einen Antwortentwurf in eurem Ton, den ihr mit einem Klick freigebt. Was nicht in sein Gebiet fällt, leitet er an die richtige Person weiter.
Was der Agent übernimmt
Fünf Handgriffe,die euer Team nicht mehr macht.
Die meisten E-Mails im Geschäftsalltag folgen wenigen Mustern. Genau dort setzt die Automatisierung an.
Sortieren
Jede E-Mail bekommt eine Kategorie, eine Priorität und einen Ordner. Spam und Newsletter verschwinden aus dem Blick.
Anliegen erkennen
Auftragsstatus, Terminwunsch, Preisfrage, Reklamation oder Rechnung: Der Agent versteht frei formulierte Texte, auch mit Tippfehlern oder auf Englisch.
Daten holen
Für die Antwort sucht er Auftrag, Liefertermin, Kundennummer oder Vertragsdaten in ERP, CRM, Shop oder SharePoint.
Antwort im eigenen Ton
Der Entwurf klingt wie euer Team, weil der Agent an euren bisherigen Antworten und Textbausteinen ausgerichtet wird.
Freigabe mit einem Klick
Der Entwurf liegt direkt in Outlook bereit. Prüfen, bei Bedarf anpassen, senden. Bei klaren Standardfällen darf er auch allein antworten.
Weiterleiten
Was er nicht beantworten soll, geht mit einer kurzen Zusammenfassung an die zuständige Person oder als Aufgabe in Teams.
Beispielrechnung
Eine Standard-Anfrage,zweimal beantwortet.
Richtwerte für eine typische Frage nach dem Lieferstatus. Eure echten Zeiten messen wir im Pilot.
Heute, von Hand
- E-Mail lesen und einordnen1 Min
- Auftrag im ERP suchen3 Min
- Antwort formulieren3 Min
- Senden und ablegen1 Min
pro E-Mail8 Min
Mit KI-Agent
- Einordnen, Daten holen, Entwurf schreibenautomatisch
- Entwurf prüfen und senden1 Min
pro E-Mail≈ 1 Min
Beispielrechnung: Bei 30 solcher E-Mails pro Tag sind das rund dreieinhalb Stunden weniger Suchen und Tippen, jeden Tag.
So funktioniert's
So kommt der Agentin euer Postfach.
1
Postfach auswählen
Wir starten mit einem Sammelpostfach wie info@ oder vertrieb@ und schauen uns an, welche Anliegen dort am häufigsten ankommen.
2
Regeln festlegen
Gemeinsam bestimmen wir, welche Anliegen der Agent beantwortet, welche er nur vorbereitet und welche er immer weiterleitet.
3
Systeme anbinden
Der Agent bekommt Lesezugriff auf die Daten, die er für Antworten braucht, zum Beispiel Aufträge im ERP oder Kunden im CRM.
4
Testen und freischalten
Zuerst schreibt er nur Entwürfe. Erst wenn die Qualität passt, entscheidet ihr, ob einzelne Standardfälle automatisch rausgehen dürfen.
Abgrenzung
E-Mail-Agent oderKundenservice-Plattform?
Der E-Mail-Agent passt, wenn eure Postfächer im Innendienst, Einkauf oder Vertrieb voll sind und die Antworten Daten aus euren Systemen brauchen. Kommt ein Großteil der Anfragen von Endkunden über mehrere Kanäle, ist unsere Kundenservice-Plattform pingo meist die bessere Wahl. pingo beantwortet Chat, Telefon, E-Mail und Social Media und antwortet nur aus freigegebenem Wissen.
- E-Mail-Agent: interne und B2B-Postfächer, Antwort mit Daten aus ERP, CRM oder Shop, Freigabe in Outlook
- pingo: Endkunden-Service über alle Kanäle mit eigener Oberfläche
- Beides lässt sich kombinieren, zum Beispiel pingo für Endkunden und der Agent für Händleranfragen
Integrationen
Arbeitet in Outlookund euren Systemen.
Kein neues Postfach, kein neues Programm. Die Entwürfe liegen dort, wo euer Team ohnehin arbeitet.
- Outlook
- Microsoft Teams
- SharePoint
- Google Drive
- Slack
- Shopify
- SAP
- und ERP- oder CRM-Systeme mit Schnittstelle
Ablauf & Preise
In wenigen Wochenzum aufgeräumten Postfach.
Schritt 1
30 Min · kostenlosErstgespräch
Wir schauen auf eure Postfächer und die häufigsten Anliegen und zeigen, wo der Agent zuerst hilft.
Schritt 2
2 bis 4 Wochen · ab 2.500 €Pilot
Wir bauen den Agenten für ein echtes Postfach und messen, wie viele E-Mails er vorbereitet.
Schritt 3
laufend · ab 250 € / MonatBetrieb
Der Agent arbeitet im Alltag mit. Wir überwachen, verbessern und nehmen weitere Postfächer dazu.
Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Ratgeber
KI-Agent vs. RPA: Was passt zu welchem Prozess?
KI-Agent vs. RPA: Wo liegt der Unterschied, wann passt was und wie kombinierst du beides? Mit Vergleichstabelle, Entscheidungshilfe und Blick auf Zapier.
KI-Datenanalyse im Unternehmen: Von Datensilos zu besseren Entscheidungen
Wie KI verstreute Unternehmensdaten bereinigt, verknüpft und verständlich auswertet, und welche Schritte du für den Start brauchst.
Häufige Fragen
Was kostet es, E-Mails mit KI automatisch zu beantworten?
Ein Pilot für ein Postfach startet ab 2.500 €, der laufende Betrieb ab 250 € im Monat. Den genauen Preis nennen wir nach dem Erstgespräch, wenn wir Postfach und Systeme kennen. Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Funktioniert das mit Outlook und Microsoft 365?
Ja. Der Agent liest das Postfach über die Microsoft-Schnittstelle und legt Entwürfe direkt in Outlook ab. Mit Google Workspace funktioniert es ebenso.
Schickt der Agent E-Mails ohne Prüfung raus?
Nur wenn ihr das ausdrücklich für bestimmte Standardfälle freigebt. Am Anfang schreibt er ausschließlich Entwürfe. Heikle Themen wie Reklamationen oder Kündigungen könnt ihr dauerhaft von automatischen Antworten ausnehmen.
Was passiert, wenn der Agent ein Anliegen falsch versteht?
Ist er sich unsicher, leitet er die E-Mail mit Zusammenfassung weiter, statt zu antworten. Fehler in Entwürfen fallen bei der Freigabe auf und fließen als Korrektur zurück. Jeder Schritt wird protokolliert.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Wir setzen DSGVO-konform um und legen fest, welche Postfächer und Daten der Agent lesen darf. Mehr dazu im Beitrag KI und Datenschutz.
Kann der Agent auch Angebote aus E-Mail-Anfragen erstellen?
Ja, das ist ein eigener Ablauf. Wie das geht, zeigen wir auf der Seite Angebotserstellung mit KI.
