Was kostet KI-Automatisierung? Preise, Kostenbestandteile und Beispielrechnung
Was kostet KI-Automatisierung wirklich? Echte Preise für KI-Agenten, alle Kostenbestandteile, eine ROI-Beispielrechnung und Fördermöglichkeiten in Bayern.
Intelligente Dokumentenverarbeitung
Aus PDFs und Scanswerden saubere Daten.
Ein KI-Agent liest Lieferscheine, Aufträge, Verträge, Formulare und Bewerbungen, erkennt die Dokumentart und zieht die wichtigen Felder heraus. Er gleicht sie mit euren Systemen ab und legt alles am richtigen Ort ab. Anders als klassische OCR versteht er dabei, was im Dokument steht.
OCR oder KI?
Text erkennen ist nichtDokument verstehen.
OCR macht aus einem Bild Text. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) mit KI macht aus dem Text verwertbare Daten. Der Unterschied am selben Lieferschein:
Klassische OCR
- Wandelt das Bild in Rohtext um
- Braucht feste Vorlagen je Layout
- Scheitert an neuen Lieferanten-Formaten
- Ignoriert handschriftliche Vermerke meist
- Weiß nicht, welches Feld was bedeutet
ErgebnisText zum Abtippen
Dokumentenverarbeitung mit KI
- Erkennt Dokumentart und Aufbau selbst
- Kommt ohne Vorlage mit neuen Layouts klar
- Liest Tabellen, Stempel und Notizen
- Ordnet Felder Bedeutungen zu
- Prüft gegen eure Daten und meldet Abweichungen
ErgebnisDaten im System
Für gescannte Seiten nutzt auch die KI eine Texterkennung. Der Mehrwert entsteht im Schritt danach: verstehen, zuordnen, prüfen.
Dokumentarten
Diese Dokumenteliest der Agent aus.
Lieferscheine
Artikel, Mengen, Chargen und Vermerke. Abgleich mit der Bestellung und Buchung des Wareneingangs.
Aufträge und Bestellungen
Aus PDF, Excel oder E-Mail-Text. Kundenartikelnummern werden euren eigenen Artikeln zugeordnet.
Verträge
Parteien, Laufzeiten, Kündigungsfristen und wichtige Klauseln. Fristen landen automatisch im Kalender.
Formulare und Anträge
Ausgefüllte Formulare, auch handschriftlich, werden in Datensätze übertragen. Fehlende Pflichtfelder werden gemeldet.
Bewerbungen
Lebenslauf und Zeugnisse werden strukturiert erfasst und dem Bewerberprofil zugeordnet. Die Auswahl trifft immer euer Team.
KI im RecruitingRechnungen
Für Eingangsrechnungen gibt es einen eigenen Ablauf mit Kontierung und DATEV-Übergabe.
Rechnungsverarbeitung mit KI
So funktioniert's
Fünf Schrittevom Dokument zum Datensatz.
1
Erfassen
Dokumente kommen per E-Mail, Scanner, Upload oder aus einem Ordner. Auch Fotos vom Handy funktionieren.
2
Klassifizieren
Der Agent erkennt, ob es ein Lieferschein, ein Vertrag oder ein Formular ist, und wählt den passenden Ablauf.
3
Extrahieren
Die festgelegten Felder werden ausgelesen und mit einer Sicherheit versehen. Unsichere Werte werden markiert.
4
Abgleichen
Werte werden gegen ERP, CRM oder Stammdaten geprüft. Passt etwas nicht, landet der Fall bei euch.
5
Ablegen und übergeben
Das Dokument wird sauber benannt in SharePoint oder eurem DMS abgelegt, die Daten gehen ins Zielsystem.
Ablage
Jedes Dokumentam richtigen Ort.
Viel Zeit geht nicht beim Lesen verloren, sondern beim Suchen. Der Agent benennt Dateien nach euren Regeln, legt sie im passenden Ordner ab und verschlagwortet sie. So findet ihr einen Vertrag oder Lieferschein später über Kunde, Datum oder Auftragsnummer wieder.
- Einheitliche Dateinamen, zum Beispiel Kunde_Dokumentart_Datum
- Ablage in SharePoint, Google Drive oder eurem DMS
- Verknüpfung mit dem Datensatz im ERP oder CRM
- Protokoll, wer was wann geprüft und freigegeben hat
Integrationen
Ablage und Übergabein eure Systeme.
- SharePoint
- Google Drive
- Outlook
- Microsoft Teams
- SAP
- DATEV
- und DMS oder ERP mit Schnittstelle
Ablauf & Preise
In wenigen Wochenzur ersten Dokumentart.
Schritt 1
30 Min · kostenlosErstgespräch
Ihr zeigt uns ein paar echte Dokumente. Wir sagen, welche Dokumentart sich zuerst lohnt.
Schritt 2
2 bis 4 Wochen · ab 2.500 €Pilot
Wir bauen den Agenten für diese Dokumentart und messen Genauigkeit und gesparte Zeit.
Schritt 3
laufend · ab 250 € / MonatBetrieb
Der Agent verarbeitet eure Dokumente im Alltag. Weitere Dokumentarten kommen nach und nach dazu.
Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Ratgeber
KI-Agent vs. RPA: Was passt zu welchem Prozess?
KI-Agent vs. RPA: Wo liegt der Unterschied, wann passt was und wie kombinierst du beides? Mit Vergleichstabelle, Entscheidungshilfe und Blick auf Zapier.
KI-Datenanalyse im Unternehmen: Von Datensilos zu besseren Entscheidungen
Wie KI verstreute Unternehmensdaten bereinigt, verknüpft und verständlich auswertet, und welche Schritte du für den Start brauchst.
Häufige Fragen
Was kostet Dokumentenverarbeitung mit KI?
Ein Pilot für eine Dokumentart startet ab 2.500 €, der laufende Betrieb ab 250 € im Monat. Den genauen Preis nennen wir nach dem Erstgespräch, wenn wir Dokumente, Mengen und Zielsysteme kennen. Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Was ist der Unterschied zwischen OCR und KI?
OCR erkennt Zeichen und liefert Rohtext. KI versteht zusätzlich, was ein Wert bedeutet, etwa dass eine Zahl die Liefermenge ist, und kommt ohne feste Vorlagen mit neuen Layouts zurecht. Deshalb funktioniert sie auch bei Dokumenten, die jeder Lieferant anders gestaltet.
Wie genau ist das Auslesen?
Das hängt von Dokumentart und Scanqualität ab. Deshalb messen wir die Genauigkeit im Pilot mit euren echten Dokumenten. Jeder Wert bekommt eine Sicherheit, unsichere Werte prüft ein Mensch.
Was passiert bei schlechten Scans oder fehlenden Angaben?
Der Agent markiert unlesbare oder fehlende Felder und schickt das Dokument mit einem Hinweis an die zuständige Person. Es wird nichts geraten und nichts ungeprüft übernommen. Jeder Schritt wird protokolliert.
Ist das DSGVO-konform, gerade bei Bewerbungen und Verträgen?
Ja. Wir setzen DSGVO-konform um und legen gemeinsam fest, welche Daten der Agent sehen darf, wo sie verarbeitet und wie lange sie gespeichert werden. Mehr dazu im Beitrag KI und Datenschutz.
Ab welcher Menge lohnt sich das?
Als Beispielrechnung: Bei 200 Lieferscheinen pro Woche und drei Minuten Abtippen und Abgleichen pro Stück sind das zehn Stunden pro Woche. Schon bei deutlich kleineren Mengen kann es sich lohnen, wenn die Dokumente lang oder fehleranfällig sind.
Können auch E-Mails mit Anhängen verarbeitet werden?
Ja. Der Agent kann direkt aus dem Postfach arbeiten und E-Mail und Anhang zusammen auswerten. Mehr dazu unter E-Mail-Automatisierung mit KI.
