Was kostet KI-Automatisierung? Preise, Kostenbestandteile und Beispielrechnung
Was kostet KI-Automatisierung wirklich? Echte Preise für KI-Agenten, alle Kostenbestandteile, eine ROI-Beispielrechnung und Fördermöglichkeiten in Bayern.
KI für Steuerberater
Weniger hinterhertelefonieren.Mehr Zeit für Beratung.
KI in der Steuerkanzlei lohnt sich vor allem bei der Routine rund um Mandanten: Unterlagen anfordern und nachhalten, Belege vorsortieren, das Postfach vorbereiten und Fragen aus eurem Kanzleiwissen beantworten. Wir bauen dafür KI-Agenten, die an DATEV, Outlook und eure Ablage angebunden sind, und schulen euer Team im sicheren Umgang.
Typische Abläufe
Was wir in Kanzleienautomatisieren.
Das sind Abläufe, die in fast jeder Steuerkanzlei viel Zeit kosten und sich gut für einen KI-Agenten eignen. Welcher sich bei euch zuerst lohnt, klären wir im Erstgespräch.
Unterlagen anfordern und nachhalten
Der Agent gleicht Checklisten für Jahresabschluss oder Einkommensteuer mit dem Eingang ab, schreibt Mandanten an, erinnert nach festen Regeln und meldet, wann alles vollständig ist.
Kanzleipostfach vorsortieren
Eingehende Mails werden dem richtigen Mandanten und Team zugeordnet, Anhänge abgelegt, einfache Rückfragen beantwortet und Antworten zur Freigabe vorbereitet.
E-Mail-AutomatisierungBelegeingang strukturieren
Belege aus Mail, Upload oder Scan werden erkannt, nach Belegart sortiert, umbenannt und an die richtige Stelle übergeben, damit die Buchhaltung mit sauberen Daten startet.
Dokumentenverarbeitung mit KIFristen und Wiedervorlagen im Blick
Der Agent liest Bescheide und Schreiben aus, schlägt Wiedervorlagen vor und erinnert das Team. Die Fristenkontrolle bleibt in eurer Verantwortung, der Agent nimmt euch das Suchen und Eintragen ab.
Wissensassistent für Kanzleiwissen
Arbeitsanweisungen, Mandantenvereinbarungen und Musterschreiben werden durchsuchbar. Das Team fragt in normaler Sprache und bekommt Antworten mit Quelle.
Individuelle SoftwareEingangsrechnungen der Kanzlei
Auch die eigene Verwaltung zählt: Rechnungen der Kanzlei werden ausgelesen, geprüft und zur Buchung vorbereitet.
Rechnungsverarbeitung mit KI
Beispielrechnung
Unterlagen für einen Abschluss,zweimal angefordert.
So kann derselbe Ablauf heute aussehen und so mit einem digitalen Kollegen. Die Zeiten sind Annahmen für ein typisches Mandat.
Heute, von Hand
- Checkliste mit dem Eingang abgleichen5 Min
- Mail mit fehlenden Unterlagen schreiben5 Min
- Nach einer Woche nachfassen5 Min
- Eingang zuordnen und ablegen5 Min
pro Mandat20 Min
Mit digitalem Kollegen
- Abgleichen, anschreiben, erinnern, ablegenautomatisch
- Entwurf freigeben, Sonderfälle klären2 Min
pro Mandat≈ 2 Min
Beispielrechnung: Bei 200 Abschlüssen pro Saison wären das rund 60 Stunden weniger Nachlaufen. Eure echten Zahlen ermitteln wir im Pilot.
Verschwiegenheit & Datenschutz
Mandantendaten bleibengeschützt.
Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheitspflicht. Nach § 203 StGB ist das unbefugte Offenbaren von Mandantengeheimnissen strafbar. Externe Dienstleister, die an der Arbeit der Kanzlei mitwirken, dürfen Geheimnisse nur erfahren, soweit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist, und müssen zur Geheimhaltung verpflichtet werden.
Das Steuerberatungsgesetz konkretisiert das in § 62a StBerG: Dienstleister sind sorgfältig auszuwählen, der Vertrag braucht Textform, eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit und einen Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen. Dient eine Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, kann zusätzlich die Einwilligung des Mandanten nötig sein. Die DSGVO gilt daneben weiter.
Für uns heißt das in der Praxis:
- Wir schließen eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO.
- Wir legen gemeinsam fest, welche Daten der Agent sehen darf, und geben ihm nur das, was der Ablauf braucht.
- Wir wählen KI-Modelle und Hosting so, dass Daten nicht zum Training genutzt werden, bevorzugt in der EU.
- Jeder Schritt wird protokolliert. Entwürfe an Mandanten gibt ein Mensch frei, wenn ihr das wollt.
Das ersetzt keine Prüfung durch euren Datenschutzbeauftragten oder eure Kammer. Mehr Hintergrund steht in unserem Beitrag zu KI und Datenschutz.
Schulung
Ein Team, das KIsicher nutzt.
Viele Kanzleien nutzen KI schon, oft ohne gemeinsame Regeln. In einem Workshop klären wir, was mit Mandantendaten erlaubt ist, wie man gute Ergebnisse bekommt und wo KI im Kanzleialltag wirklich hilft. Das erfüllt zugleich die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act.
- Halbtag ab 2.750 €, ganzer Tag 4.950 €, vor Ort oder online
- Übungen mit echten Aufgaben: Mandantenschreiben, Recherche, Zusammenfassungen
- Eigene KI-Regeln für die Kanzlei, mit Teilnahmenachweis
Integrationen
Arbeitet mit euren Kanzleiprogrammen.
Der Agent arbeitet in den Programmen, die ihr schon nutzt. Was angebunden wird, klären wir für euren konkreten Ablauf.
- DATEV
- Outlook
- Microsoft Teams
- SharePoint
- Google Drive
- und weitere Systeme mit Schnittstelle
Ablauf & Preise
Vom ersten Gesprächzum ersten Agenten.
Schritt 1
30 Min · kostenlosErstgespräch
Wir schauen auf eure Kanzleiabläufe und zeigen, wo ein Agent zuerst spürbar entlastet.
Schritt 2
2 bis 4 Wochen · ab 2.500 €Pilot
Wir bauen den ersten Agenten für einen echten Ablauf, etwa das Nachhalten von Unterlagen, und messen die Zeitersparnis.
Schritt 3
laufend · ab 250 € / MonatBetrieb
Der Agent läuft im Alltag. Wir überwachen, verbessern und nehmen weitere Abläufe dazu.
Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Ratgeber
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Häufige Fragen
Was kann KI in einer Steuerkanzlei konkret übernehmen?
Vor allem Routine rund um die Mandanten: Unterlagen anfordern und nachhalten, Mails und Belege vorsortieren, Wiedervorlagen vorschlagen und Fragen aus dem Kanzleiwissen beantworten. Die fachliche Beurteilung und die Verantwortung bleiben bei euch.
Funktioniert das mit DATEV?
Ja, wir binden DATEV an, ebenso Outlook, Teams und eure Ablage. Welche Schnittstelle für euren Ablauf passt, prüfen wir im Erstgespräch. Wenn ihr in euren Kanzleiprogrammen schon KI-Funktionen nutzt, bauen wir darauf auf, statt sie zu doppeln.
Ist der Einsatz von KI mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
Ja, wenn die Vorgaben eingehalten werden. Nach § 62a StBerG dürfen Kanzleien Dienstleister einbinden, wenn sie sorgfältig ausgewählt und in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Dazu kommen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO und klare Regeln, welche Daten die KI sehen darf. Prüft das im Zweifel mit eurem Datenschutzbeauftragten.
Schreibt die KI selbstständig an Mandanten?
Nur wenn ihr das wollt. Üblich ist, dass der Agent Entwürfe vorbereitet und ein Mensch mit einem Klick freigibt. Einfache Erinnerungen nach festen Regeln können später automatisch laufen.
Was kostet ein KI-Agent für die Kanzlei?
Ein Pilot für einen Ablauf startet ab 2.500 €, der laufende Betrieb ab 250 € im Monat. Workshops kosten 2.750 € für einen Halbtag und 4.950 € für einen ganzen Tag. Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Müssen unsere Mitarbeitenden geschult werden?
Wer KI einsetzt, muss nach Art. 4 EU AI Act die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden fördern. Ein Workshop mit Teilnahmenachweis ist der einfachste Weg dorthin. Details stehen in unserem Beitrag zur KI-Schulungspflicht.
